「資料」って所詮資料かもしれないけど、ビジネスに大事なツール
ビジネスにおいて、コミュニケーションは「資料」を介して行われるのです。
「資料」がないと、「言葉」ほど伝わらないものはないのです。「資料」が最低限のベースになりますね。
ところが、です。
作ってる側が実は重要視してないことがあります。
「内容さえ伝わればいいや」と考えて作る資料は、実は高確率で「伝わりません」。
背景がない。数値がない。問題の重要度がわからない。対策案に至る筋が分からない。
受け取る側からしたら問題ですよね。
こういうのを改善していく機会を作りましょう、という話です。
学びの場を仕掛けよう
以下のようなことないでしょうか？
昇進、昇格したばかりの管理職にありがちな例です。
毎朝、現場リーダーを呼び出して説明をさせる→説教する。毎朝、一時間。
高確率で部下は病んできます。
もちろん、管理職は「目標達成」という役割を帯びているわけですから、目標の到達確認は必要です。
しかし、同時に「部下を育てる」という意識が不足してはいけません。
ここで意識してほしいことは「資料」に対する評価です。
「資料の真の内容」、と「資料のスキル」。この二つをある意味、分けて考えてください。
「資料のスキル」が小言にならないようにしてください。
かつ、「資料スキル」の向上を働きかけましょう。
「資料スキル」の向上は、「誰に、何を、どうやって、を伝える能力の向上」「論理性の向上」につながります。
ビジネスマンの汎用スキルです。
ここは、部下を育てるチャンスなのです。
「折れ線で書いてほしい」と思っているところに、部下が「棒グラフ」「円グラフ」で書いてくるのかもしれません。
ついつい、「これ」「折れ線で書いてよ。昨日も言ったよね」っと「ムスッ」と言ってしまいます。
老眼のあなたは「フォントが小さい。書き直せ」と言うこともあります。
部下は腹の中で「細かいこと始まった」と心を石にし始めます。
三週間目くらいで心が折れるのが分かります。月曜日は高確率で休み始めます。
なぜ「折れ線か」を説明してあげないといけません。
組織としても、使い方が根付いてないわけですから。
例えば、「二製品の不具合収束率の流れを追いたいから折れ線で書いてほしい」というわけです。
もっと直接的に「二社の売り上げの流れを追うときは折れ線で書くべき」というあなたが培ったスキル、を教えましょう。
「資料の作り方」は色々気になることが出てくるものです。
経営層に近ければ近いほど頭を悩ませるでしょう。流行りすたりもあります。
逆に現場は「資料なんて伝わればいい」と思うところはあります。優先度の差ですね。
あなたとしては「１ページで説明して」もあるでしょう。
「トヨタはこうやってる」「Googleはこうやってる」もあるでしょう。
「目次を入れて」もあるでしょう。
「背景」「現状」から始まるフォーマット形式もあるでしょう。
どれを使ってやってほしい、その能力を高めてほしい、そういう考えを伝えましょう。
何なら「資料改善活動グループ」リーダーに任命しましょう。
すると、部下は「今日の資料はどうですか？」と目を輝かせながら話にくることになるでしょう。
信頼するあなたから教えを請いたいのです。
「打ち合わせ」や「会議」を「学びに場に変える」にはこういう「意識的な仕掛け」が必要です。