報告が苦手な人、というのも世の中にはいると思いますね。
「報連相が大事だよ」といわれてるものの、「いつ」「何を」「誰に」するものか、がいまいちわからないことってありますね。そんなお話です。
私もよくわからず人生送ってきました。
「相談が大事なんだぜ」「バッドニュースファーストだ」とか。わかるような、わからないような……
相手が興味を持たないこともあり、「何が求められてるのか？」が分からなかったですね。
聞く側の問題
最近思うけど、「聞く側」が悪いですね。定型化していない。
・「毎日何時に聞くからね」
・「このフォーマットでできるだけ答えて」って決めればいいんですよ。
そしたら報告する側は迷いなくなりますよね。
この「フォーマット化」までたどり着くのに時間かかりました。
フォーマット化して備える
・毎日/〇時に聞く
・フォーマットで答える（文章報告は無駄。温度感が伝わらない）
・前提として「忖度はいらない」という考えも大事。最近の言葉では「心理的安全性」ですね。
こういう「考え方の」フォーマットがないと、お互いやりづらいです。
◇『悪い例』：
「明日のリリースに入る？昨日言ったよ。急にできないっていうのは『ダメ』だって」
「頑張ります。なんとか……」
こうなると、次の日も同じなんです。経験上、３日～２週間はかかる。
誘導しすぎですよね。でも、多いですよ。こういう無駄な話は。
◇『理想形』
「明日のリリースに入りますか？」
「難しくて危ないですね（判断）。一旦仕切り直した方がいいです（提案）。
マージン入れて二週ぐらいほしいです（希望）。
品保は評価順を変更できる、と言ってるので（見込みの感触）、日程打ち合わせします（計画）。」
「全体日程に合わないからマージンはもう一週間で検討してほしいです。
そのために必要なら○○さんを動かしたい（組織的な調整）。
結論決まったり、状況代わり次第報告、変わらなくても定時内に報告ください。
資料はいらないです。」
なんて、「できる感じの職場」になるといいですね。
現実は、「まだ分量が皆目見当がついてない」「まだステークホルダーと連絡とれてない」「リソースも足りてない」「調整が難航する」ということも多いと思います。
でも、意識して備えると、これに近いことはできるようになる。
当事者の「考え」「判断」を聞きたい
「報告」って聞きたいのは「事実」以上に「状況判断」です。「『当事者』としてどう考え、感じているか？」を聞きたい。
「昨日マックで食べました」じゃなくて、
「マック混んでたんだけど、仕事してる人が席二つも占有してました。あれ混雑時はどうにかならないですかね」とかを聞きたい。
そして、それが組織の方向に合致しているかを判断する必要がある。
だから聞く側もヒアリング力を駆使しないといけないです。
