会議は無駄？
「会議って無駄」なイメージありませんか？
私もそう感じる会議は多くあります。
定例や、大勢のステークホルダーを集めて、誰も発言しない、淡々と時間が過ぎる会議のいかに多いことか。
「御前会議」と化す会議が多いのは事実です。しかし、今日はちょっと視点を変えて「会議のススメ」です。
私、キャリアのスタートは中小企業（２００人規模）でした。
また、なぜか私が師と仰いだ方が、10人規模の会社だったので、中小企業と大企業、両方の良いところ、悪いところを知っているつもりです。なので、そういう体験から実感することを伝えます。
まず、私の実感として、中小企業は会議が少なすぎる、と感じます。
代わりに、雑談、飲み会など、インフォーマルコミュニケーションは充実している傾向を感じます。
インフォーマルコミュニケーションは、チーム作りに大事な要素ですから、これはとてもよいことだと思っています。
会議は何かを学ぶ場にしよう
前提として、会議は「今日も何かを学べた」と参加者が思える会議にしましょう。
眠りながら聞く、ルーチンになってる、というのは極力避けましょう。
「きちんとした挨拶」をやる職場であれば、毎朝日替わりでお手本を示す、でもいいでしょう。
「３分間スピーチ」する場にしてもいいでしょう。
とにかく、緊張感をもって、何かを学ぶ場所に変えていくということが大事です。
さて、会議といっても色々ありますね。
私は開発畑が長いので、ざっと、以下を挙げてみますが、どんな組織にでも共通するとこはあります。
１．毎朝の定例：チームメンバーで状況を確認しあう。
２．週一の定例：チーム状況を上司に報告、相談する。
３．フェーズゲート会議：プロジェクト進行を難題かに区切り、どの段階にいるか、次のフェーズに移行するか、投資を続行するかを判断する会議。関係部門が多いと必要。
４．＋α会議：改善ネタ、新規事業ネタ、再発防止的なネタ、部門の取り組みの発表など。
５．中計会議：中期計画を立案、相談、リソース配分を決定する会議。
６．事業戦略会議：伸ばす事業、撤退する事業、事業の見通しを考える会議。
このほかにもあるでしょうが、組織改善に必要な会議はこのくらいになります。
どうでしょう？やっているでしょうか？
それぞれについて見ていきます。
「１．毎朝の定例」は普通、やっていると思います。
「今日も一日頑張りましょう」というやつですね。
チームリーダーとチームメンバーの間で実施します。
ここでやることは、広くは「進捗確認」です。
本質的な目的は、「問題の検知」と「手を打つ」ことです。「もう終わった？」「終わってません」「じゃ、終わらせて」ではだめです。「なぜ終わってないのか」を掘り下げることです。
担当者では解決できない作業の可能性があります。割り振った時点では気づいていない事態が発生しているのです。
「ではどうしたら終わらせられるのか？」というのが次に考えることです。
ここで大事なのは、相手から答えを引き出す姿勢ではなく、問題を相手との間に置き、供に考える姿勢です。前者はよくある「お説教」に過ぎず、得られる答えは「頑張ります」です。後者の姿勢で臨んでください。
問題を検知、客観的に問題について対策することで、他の得意なメンバーをサポートに入れる、など、その日の動きを変化させることができます。
サポートを命じられる側は「そうはいっても俺だってきついんだよ」という反応を見せるかもしれません。
すると、それは「リソース問題」というより大きな問題としてあぶり出されることになります。
これが、「2.週一の定例」で話すべき内容になってきます。
SEであれば、「スクラム」の枠組みでとらえると伝わるかと思います。
イメージ、チームの数人レベルでやるものです。
規模が大きくなると、チームの代表が集まることで、二段階の定例をやることになります。
二段階定例では一時間以上使うことになると思いますが、必要な会議です。
リーダーは忙しいですね。
組織の整備も必要
プロジェクトにおける指揮系統、人事制度や、人間的なパワーバランスも整備しないと実はできないことがあります。
例えば入社３年目程度でチーフとなり協力会社の２０年選手を差配する、というのはなかなか厳しいものがありますよね。そういう現実上の障害を検知し、整備していく仕組みが必要となります。
そういうところも、「２.週一の定例」以降の展開となります。
私の経験上、皆「抱え込み」ます。抱え込まないようにするためには、「交渉力」が必要です。しかし、そのような力を生来的に持つ人間は多数ではありません。なぜなら「責任感」、「教育環境」、「エンジニアの性」に影響されるからです。しかし、このような定例を繰り返すと、自然と「交渉力」が訓練されてきます。結果、チームが強くなっていきます。
「抱え込み」を許していると、チームの体裁をなさなくなってくる瞬間が来ます。
意外かもしれませんが、経験上、「アットホーム」な会社にこの傾向が見られます。
朝の出勤がバラバラのため定例ができない、「お山の大将」的な人が「個人責任を重視する」
こういう現場が多いのです。
こういう障害を組織として整備していく必要があります。
長くなりましたので終わります。
２以降についてはまた別途、話したいと思います。
